关于印发《山东石油化工学院
政府采购内部控制规范（试行）》的通知
各部门、各单位：
《山东石油化工学院政府采购内部控制规范（试行）》已经学校党委会研究通过，现予印发，请遵照执行。
山东石油化工学院
2023年9月7日
山东石油化工学院
政府采购内部控制规范（试行）
根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（中华人民共和国财政部令第87号）、《关于印发<山东省政府采购预算单位内部控制规范>的通知》（鲁财采〔2023〕8号）等有关规定，为进一步理顺学校政府采购活动，规范政府采购行为，强化政府采购活动中的权力制约和责任追究，特制定本规范。
一、完善政府采购内部控制管理工作机制
明确政府采购管理部门。学校政府采购工作管理部门为财务处（招标采购办公室）。
实行不相容岗位分离。招标采购办公室、各归口管理部门关键岗位人员及“采购人”实行相关岗位不相容分离。各部门应根据业务流程及职责权限，既要做到工作有效衔接，又要确保采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复审、采购组织与履约验收、合同签订与验收等关联岗位互相分离。
强化协同监督检查。加大政府采购信息公开力度，在“中国山东政府采购网”及学校主页公开采购信息，以公开促监督，以监督促规范。审计、监督部门定期或不定期对政府采购活动进行审查监督。
二、建立科学规范的政府采购预算管理机制
科学编制学校政府采购预算。采购政府集中采购目录内或目录外达到分散采购限额标准以上的货物、服务和工程项目，“采购人”负责预算编制工作并必须按照相关要求提前做好需求论证和市场调研，科学编制政府采购预算，实现应编尽编，招标采购办公室将及时汇总学校采购需求。
严格控制政府采购预算调整。政府采购预算应编实编准编细，招标采购办公室按照批复的政府采购预算组织实施采购活动。政府采购预算年度执行中原则上不予调整，确需要调整的，由“采购人”报校长办公会、党委会研究决定后，统一报上级主管部门调整，调整后招标采购办公室根据批复结果，按相关规定实施政府采购活动。
加快政府采购预算执行。年初政府采购预算批复后，招标采购办公室汇总资料并发布采购意向，录入政府采购计划，督促政府采购进度；采购活动结束后，“采购人”应按规定签订政府采购合同，并保证合同内容与招标文件、投标文件内容相一致。按程序履约验收，加快资金支付进度，确保采购活动规范高效。政府采购项目预算尚未批复的，如确有必要，可充分利用“预采购”制度，提前组织开展采购活动。
三、依法合规组织实施政府采购活动
准确细化政府采购需求。在前期需求论证的基础上，“采购人”应进一步细化政府采购需求，详细确定采购项目的技术规格、实现目标、功能、工程量清单以及具体要求等。采购需求还应当符合中央八项规定精神，厉行勤俭节约、符合国家强制性标准，遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定、符合采购项目特点和实际需要，不得超标准编制，需求描述上依法合规、详细客观、清楚明了、含义准确，不得含有倾向性或指定性的描述、暗示。采购需求的合规性由“采购人”负责。
科学编制采购文件。采购文件对投标（响应文件）的格式、形式要求应当简化明确，不得因装订、纸张、文件排序等非实质性的格式、形式问题限制和影响供应商投标（响应）。对于供应商能够在线提供的材料，不得要求供应商同时提供纸质材料。采购进口产品的申请获上级有关部门核准后，原则上应当在采购文件中标注“允许采购进口产品，但不能排斥国内同类产品参与竞争”。拟采购的产品属于节能产品或环境标志产品品目清单范围的，应当对获得节能产品、环境标志产品认证证书的产品，实施优先采购或强制采购。采购文件原则上应当载明合格产品的条件和节能产品优先采购的评审标准。
规范选择采购方式。“采购人”根据项目特点拟定采购方式，杜绝拆分项目规避公开招标。政府集中采购目录内或目录外达到分散采购限额标准以上的项目，招标采购办公室按照相关法律法规，结合实际采购需求，确定适用的政府采购方式。政府采购范围外的，5万元（不含）以下的货物、服务类项目，20万元（不含）以下的工程类项目由“采购人”自行组织采购，留存资料。政府采购范围外的5万元（含）-30万元（不含）货物、服务类项目，20万元（含）-30万元（不含）工程类项目可选择询价等采购方式，选择询价方式采购需向至少三家市场主体进行询价，合同系统需上传至少三家市场主体签字盖章报价单（详见附件1）、相关资质、询价报告电子及Word版本（详见附件2），并对询价全过程的真实有效负责。招标采购办公室将对结果进行公示。政府采购范围外的货物、服务、工程类项目30万元（含）以上可选择竞争性磋商、公开招标等采购方式。
优先采购国内产品。政府采购优先采购国内货物、工程和服务，确因采购项目在国内无法获取或者无法以合理的商业条件获取的、为在国外使用而进行采购的以及其他法律和行政法规另有规定的，可以选择采购进口产品。按照采购进口设备相关规定，“采购人”提供进口论证材料，招标采购办公室汇总后，按照规定程序报上级主管部门核准。未报进口产品采购申请或者采购申请未经核准的，一律不得采购进口产品。
规范选择代理机构、订立委托代理协议。健全招标采购代理机构公开选择及考核淘汰机制，优先选用信用水平高、执业能力较强、解决质疑及纠纷满意度较高、上级有关部门业绩公示排名靠前的社会代理机构。按项目性质及代理机构专业特长合理分配采购项目。委托代理机构开展采购活动的，应当在备案政府采购计划后及时签订委托代理协议，约定双方权利义务，明确代理机构范围、权限、期限、档案保存、代理费用收取对象、方式及标准、协议解除及终止、违约责任等具体事项。
公正参与政府采购评审活动。学校应委派人员作为采购人代表参与政府采购评审活动，具体人员按项目性质要求确定。采购人代表参加评审活动，必须出具单位委托书并签署廉政责任承诺书。采购人代表不得担任评审小组组长，不得领取评审劳务报酬，不得向评审专家作倾向性、误导性的解释或者说明。采购人代表打分经评审委员会一致认定畸高或畸低的，原则上应当在签署评审报告时作出书面解释。除国务院财政部门规定情形外，学校和代理机构不得以任何理由组织重新评审；学校或者代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等改变评审结果。
规范确定中标（成交）供应商。自收到评审报告之日起5个工作日内，在评审报告推荐的中标（成交）供应商中按顺序确定中标（成交）供应商，自中标（成交）供应商确定之日起2个工作日内，应当发出中标（成交）通知书，在“中国山东政府采购网”、学校网站上公告中标（成交）结果。
及时签订采购合同。“采购人”要在中标（成交）通知书规定时间内，按照采购文件确定的事项签订合同，逾期签订的责任由“采购人”承担。招标采购类合同订立应当优先选用学校审定的合同范本，合同范本不适用的，由“采购人”自行选择合同范本，自行选择应优先选用国家或省级政府主管部门、行业推荐使用的合同范本。合同审批由“采购人”所在单位行政负责人负责审批，100万元（含）以上的招标采购类合同由分管校领导或分管合同校领导审批。
积极畅通政府采购救济渠道。招标采购办公室负责处理政府采购过程中产生的询问、质疑和投诉答复工作，学校党政办公室提供法律支持。招投标过程中产生的询问与质疑，已委托代理机构范围内的询问或质疑事项由代理机构答复。
认真组织履约验收。“采购人”按照政府采购合同，包括规定的技术、服务、安全和质量标准等，组织履约验收，验收人员应当与采购人员相分离。验收结束后，应当形成相关验收资料并留档。
妥善保管采购项目档案。“采购人”负责采购项目的决策意见、会商意见等整理归档。招标采购办公室负责委托代理协议、采购文件、中标（成交）通知书、合同等材料的整理归档。按照学校档案管理相关规定，及时送交学校档案馆保存，保存期限应自采购活动结束之日起不少于15年。
四、推动政府采购政策落实
在政府采购过程中落实“通过制定采购需求标准、预留采购份额、价格评审优惠、优先采购等措施，实现节约能源、保护环境、扶持不发达地区和少数民族地区、促进中小企业发展等目标”的政策。在采购需求制定、采购文件编制和项目评审中充分体现政府采购政策功能，如：对符合采购政策功能的产品或服务，设置一定的技术标准或质量标准规定；专门面向监狱企业、福利企业或者中小企业等，在某一项目或者全部项目中预留一定采购份额；按照相关规定给予中小企业、节能环保产品等价格扣除或评审加分优惠；在技术、服务等指标同等满足的条件下，应当优先采购列入节能和环境标志产品政府采购清单的产品等。
五、其他事宜
本规范自发布之日起执行，学校之前发布的招标采购类规定中与本规范不一致的，以本规范为准。本规范由财务处（招标采购办公室）负责解释。
